BetriebsführungUmstellung auf E-Rechnung: Das sollten Betriebe wissen
Die Digitalisierung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht Halt. In den kommenden Jahren treten in Deutschland wichtige gesetzliche Änderungen zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für B2B-Umsätze („Business to Business“, Leistungen zwischen Unternehmen) in Kraft. Um Sie bestmöglich auf diese Umstellung vorzubereiten, haben wir die wesentlichen Informationen für Sie zusammengefasst.
Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen sind nicht einfach nur digitale Abbilder wie PDF-Dateien. Sie enthalten strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. In Deutschland sind die Formate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ gebräuchlich, welche den Vorgaben der EU-Richtlinie EN 16931 entsprechen. Um eine XML-Rechnung in gut lesbarer Form darstellen zu können, benötigen Nutzer einen speziellen Viewer. Hier finden Sie eine Übersicht gängier Software-Tools:
eRechnung - BVBS Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e.V.
Gesetzliche Fristen und Anforderungen
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Systeme entsprechend anpassen müssen, um solche Rechnungen verarbeiten zu können.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle anderen Unternehmen. Diese schrittweise Einführung gibt Ihnen die nötige Zeit, Ihre Prozesse anzupassen.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet viele Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Reduzierung von Papier-, Druck- und Portokosten.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und minimiert Fehler.
- Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs und des CO2-Fußabdrucks.
Schritte zur Umsetzung
- Analyse der aktuellen Prozesse: Prüfen Sie, wie Rechnungen derzeit erstellt und verarbeitet werden.
- Technische Voraussetzungen schaffen: Implementieren Sie geeignete Softwarelösungen, die das Senden und Empfangen von E-Rechnungen ermöglichen.
- Schulung der Mitarbeitenden: Stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen geschult sind.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die Umstellung und holen Sie ggf. deren Zustimmung ein.
Unterstützung durch die Handwerkskammer
Die Handwerkskammer Düsseldorf steht Ihnen bei der Umstellung auf E-Rechnungen mit Rat und Tat zur Seite. Nutzen Sie unsere Beratungsangebote und Schulungen, um sich optimal vorzubereiten.
